दुई वा सो भन्दा बढी व्यक्तिहरु, संस्थाहरु वा निकायहरु बीचमा गरिने औपचारिक वा अनौपचारिक विचार, राय वा धारणा, सूचना आदि आदान प्रदान गर्ने काम नै सञ्चार हो । सामान्यतया सञ्चार भाषाको माध्यमबाट हुने गर्छ । यसमा प्रेशक (sender), माध्यम (channel) र प्रापक (receiver) अनिवार्यता रहन्छ । प्रेशकले आफ्नो शन्देश भाषा वा संकेतको माध्यमबाट प्रशारण गर्छ । माध्यमले प्रापक समक्ष लैजान मद्दत गर्छ भने प्रापकले आफुले प्राप्त गरेको शन्देश बुझेपछि सञ्चारको एक तर्फि प्रक्रिया समाप्त हुन्छ ।
कार्यालयमा सञ्चारको महत्व
- कार्यालयको दैनिक कामका सिलसिलामा माथिल्लो तहबाट तल्लो तहमा दिइने आदेश तथा तलबाट माथि गरिने रिपोटिङ मा मात्र पनि संचारको आवश्यकता हुन्छ । कार्यालयमा सञ्चार बिना कुनै पनि कार्य गर्न सकिदै न ।
- समन्वय र नियन्त्रणका लागि सबै भन्दा महत्वपूर्ण औजार भनेको संचार हो ।
- प्रभाववकारी संचारको माध्यमबाट कर्मचारीमा उत्पप्रेरणा जगाउन सकिन्छ ।
- कर्मचारीहरुमा आवश्यक पर्ने ज्ञान सिप प्रवृत्तिमा सुधार ल्याउनको लागि प्रदान गरिने तालिमका लागि पनि संचार अति नै महत्वपूर्ण मानिन्छ ।
- व्यक्ति व्यक्ति तथा कार्यालय कार्यालय वा व्यक्ति कार्यालय बिचमा सेवा र सूचना आदान प्रदान गर्न सञ्चारको आवश्यकता पर्छ ।
- सेवाग्राहीलाई संगठनले प्रदान गरिने सेवा बारे जानकारी दिन सञ्चारको महत्त्वपूर्ण स्थान रहेको छ ।
- निर्णयमा स्तरीयता तथा पारदर्शिता कायम गर्नलाई प्रभावकारी संचारको आवश्यकता रहेको छ ।
- द्वन्द्व व्यवस्थापन तथा गुनासो सुनुवाहीका लागि पनि संचार अति नै महत्वपूर्ण मानिन्छ ।
संचारका प्रकार
१. संस्थागत आधारमा संचारलाई आन्तरिक तथा बाह्य संचार गरी दुई भागमा वर्गीकरण गर्न सकिन्छ । संगठनको कुनै इकाई र अर्को इकाई वा भिन्न व्यक्ति आदिमा सुने संचार आन्तरिक संचार हो भने एक संगठन र अर्को संगठन बीच हुने संचारलाई बाह्य सञ्चार भनिन्छ ।२. अभिव्यक्तिको माध्यमका आधारमा संचारलाई लिखित (निबेदन, तोक, टिप्प्णी र आदेश, पत्र, परिपत्र, फ््याक्स, आ. वा. टेलिप्रिन्टर, टेलेक्स, टेलिग्राफ, इमेल), मौखिक (आमने सामने वा यन्त्रको प्रयोग गरी ) वा सांकेतिक संचारका रुपमा विभक्त गर्न सकिन्छ ।
३. औपचारिकताका आधारमा औपचारिक र अनौपचारिक संचार गरी दुई भागमा वर्गीकरण गर्न सकिन्छ । कुनै व्यक्ति, निकायले अर्को कार्यालय, व्यक्ति वा निकायमा लिखित रुपमा गरिेको आवेदन, पत्र, परिपत्र आदिलाई औपचारिक संचारका रुपपमा लिइन्छ भने व्यक्ति व्यक्ति बीचमा गरेको कुराकानी गफ आदि अनौपचारिक संचार हुन् ।
४. संचार प्रववाहको आधारमा अधोमूखी, उर्ध्वमूखी वा समतल संचारको रुपमा वगर्गीकरण गर्न सकिन्छ ।
संचारका माध्यमहरु
ज्ञ) निबेदन, तोक, टिप्प्णी र आदेश, पत्र, परिपत्र, फ््याक्स, आ. वा., टेलिप्रिन्टर, टेलेक्स, टेलिग्राफद्द) ऐन कानुन, परिपत्र तथा निर्देशिकाहरु
घ) सिधा सम्पर्क (व्यक्ति, व्यक्ति बीचमा वा कुनै दुई पक्षहरुबीचमा)
द्ध) गोष्ठी सेमिनार आदि
छ) पारस्परिक छलफल
ट) संचार उपकरण जस्तै ः रेडियो, टि. भी., इमेल, इन्टरनेट, भिडियो कन्फेरेन्स आदि
ठ) सांकेतिक चिन्ह, होडिङ वोर्ड आदि ।
कार्यालयमा व्यवस्थापन सूचना प्रणाली (MIS) को आवश्यकता र महत्व
सूचना तथा संचारलाई सरल, प्रभावकारी, शिघ्र र व्यववस्थित बनाउने आधुनिक प्रणाली नै व्यवस्थापन सूचना प्रणाली हो । यसमा सूचनाको आगत, प्रशोधन तथा निर्गत ( Inpiut, process and output) को प्रणाली सञ्चालनका लागि प्रबिधि (technology) र मानवीय संसाधन (humanware) को सँगसगै प्रयोग गरिन्छ । MIS सूचना तथा तथ्याङ्कको संकलन, प्रशोधन एवं वर्र्गीकरण गरी तयारी अवस्थामा भण्डारण गरिने एक प्रकारको सञ्जाल हो । यसको उदाहरणको रुपमा अर्थ मन्त्रालयको FMIS निजाती किताबखानाको PIS भुमी सुधार मन्त्रालयको LMIS अदिलाई लिन सकिन्छ ।
परम्परागत सूचना प्रणाली र आधुनिक व्यवस्थापन प्रणाली प्रयोगमा कति भिन्नता छ, यसले सञ्चारमा हुने असजिलो लाई सरल बनाउँछ भन्ने कुरा तलको चित्रबाट देखाउछ ।
व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको अवश्यकता र महत्व
- भरपर्दो र विश्वसनीय सूचना प्राप्त गर्न
- सूचना तथा तथ्यांकहरुमा एकरुपता कायम गर्न तथा स्वचालित हिसाबले अपडेट हुने व्यवस्था गर्न
- आवश्यक सूचना हरु एकैस्थानबाट प्राप्त गर्न
- सूचना प्राप्तिका लागि व्यक्तिगत सम्बन्धले पार्ने असरलाई न्यूनीकरण गर्न
- शीघ्र सूचना प्राप्त गर्न
- योजना तथा कुनै नीति , कार्यक्रम आदि तयठ गर्दा वा कुनै निर्णय गर्ने कार्यमा सरल हुन्छ ।
- संगठनको प्रभावकारिता, दक्षता, कार्यकुशलता अभिवृद्धि हुन्छ ।
- नियन्त्रण र समन्वयमा सहयोग गर्छ ।
- सूचनाहरुको तुलनात्मक आधारको काम गर्छ जसले गर्दा उत्तम विकल्पको छनौट गर्न मद्दत गर्छ ।
- परिवर्तन व्यवस्थापनलाई सहयोग गर्छ ।
No comments:
Post a Comment