कार्यालय र कार्यालय व्यवस्थापनको अवधारणा र महत्व
शाब्दिक अर्थमा कार्य गर्ने निश्चित स्थान नै कार्यालय हो । यो संगठनको इकाइ हो । प्रशासनिक अर्थमा प्रशासनिक कार्यहरु सञ्चालनार्थ कर्मचारीहरु उपस्थित भई आफ्ना सेवाग्राहीका सरोकारका विषयहरु माथि विभिन्न क्रियाकलाप गर्ने निश्चित स्थान, भवनलाई कार्यालय भन्न सकिन्छ । कार्यालयमा सामान्यतया निश्चत उद्देश्य प्राप्तिका लागि कर्मचारीहरु, सेवाग्राहीहरु, भौतिक सरसामग्री, सूचना प्रविधि वा सोको संयन्त्र तथा कार्य प्रक्रियाको संयोजन गरिएको हुन्छ । कार्यालयमा सधै स्थान मात्र नभै यसले गर्ने कार्य महत्वपूर्ण भएकोले कार्य स्वयं पनि कार्यालय हो ।
कार्यालयका कार्यहरु
आधारभुत कार्यहरु
- सूचना प्राप्त गर्नु र संकलन गर्नु
- सूूचना तथा जानकारीको अभिलेखन गर्नु
- सूचनालाई व्यवस्थित गर्नु र विश्लेषण गर्नु
- जानकारी प्रप्त गर्नु
सहायक कार्यहरु
- व्यवस्थापकीय कार्य
- कर्मचारी सम्बन्धी कार्य
- जनसम्पर्क, समन्वयात्मक कार्य
- सम्पत्तिको सुरक्षा कार्य
- कार्यालय सामग्री र मसलन्दको व्यवस्था गर्नु
- समन्वय गर्नु
कार्यालय व्यवस्थापनको अवधारणा
कार्यालयको काम कारवाहीलाई प्रभावकारी बनाई सेवा प्रदान गर्ने कार्य स्वतस्फुर्त बनाउन गरिने सम्पूर्ण क्रियाकलाप नै कार्यालय व्यवस्थापन हो ।
अर्को शब्दमा भन्दा कार्यालयमा हुने स्रोतहरुको प्रभावकारी संयोजन र परिचालन तथा उपयोग गरी अवश्यक नतिजा प्राप्त गर्न उद्यत रहने कार्य नै कार्यालय व्यवस्थापन हो । सामान्यतया कार्यालयमा मानवीय स्रोत, भौतिक स्रोत, वित्तिय स्रोत, सूचना स्रोत, अभिलेख तथा संस्थागत संझना, बजार, तथा बाह्य वातावरण आदि स्रोतहरु विद्यमान रहन्छन् । यी स्रोतहरुको उपयुक्त ढंगले संयोजन, परिचालन, प्रयोग गर्ने कला र व्यवस्थापकीय विज्ञानलाई कार्यालयीय व्यवस्थापन भनिन्छ ।
कुनै पनि कार्यालय सूचारु रुपले सञ्चालन गर्न र कार्यालयका कामहरुलाई सुसंगठित , सुव्यवस्थित, वैज्ञानिक एवं प्रभावकारी ढंगले सम्पन्न गर्नका लागि गरिने Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Monitoring,
Budgeting, Reporting / evaluating सम्मका कार्यहरुलाई कार्यालय व्यवस्थापन भनिन्छ ।
कार्यालय व्यवस्थापनका विशेषता
- कार्यालय व्यस्थापन एउटा कला साथै विज्ञान पनि हो ।
- कार्यालयले सम्पादन गर्ने निश्चित उद्देश्यमा केन्द्रित हुन्छ ।
- कार्यालयमा भौतिक, वित्तिय, मानवीय तथा सूचना स्रोत रहन्छन् । जसको निपुर्णता पुर्वक परिचालन, संयोजन र समन्वय गरिन्छ ।
- व्यवस्थापनलाई वाह्य र आन्तरिक वातावरणले प्रभाव पार्छ ।
- कार्यालय व्यवस्थापनको प्रतिविम्ब सेवाप्रवाहमा झल्कन्छ ।
कार्यालय व्यवस्थापनको महत्व
- संगठनको कार्यालय तहको उद्देश्य समयमै हासिल गर्न कार्यालयको उचित व्यवस्थापन हुनुपर्छ ।
- साधन स्रोतको अधिकताम उपयोग गरी लागत कम गर्न
- नाफा अभिवृद्धि गर्न, सार्वजनिक सेवा प्रदान गर्ने कार्यालयको हकमा सरल र प्रभावकारी रुपमा सेवा प्रवाह गर्न
- प्रभावकारी रुपमा सूचना तथा सञ्चारको उपयोग गर्न
- उपयुक्त कार्य, वतावरण निर्माण गर्न
- कर्मचारीको वैज्ञानिक व्यवस्थापन गर्न, उत्प्रेरित र सक्षम कर्मचारी प्राप्त गर्न
- परिर्वतन र विकासलाई संस्थागत गर्ने
- कार्यललयलाई परिवर्तनबाट सिर्जित अवसर उपयोग गर्न सक्षम तुल्याउन
- काममा समन्वय र एकरुपता कायम गर्न
- जनसम्पर्क स्थापित गर्न
No comments:
Post a Comment