भविश्यमा हुन सक्ने सम्भावित प्रयोगका लागि राखिने लिखित दस्तावेज, कागज, टाइप, मुद्रण वा कम्प्युटर प्रिन्टबाट निकालिएको प्रमाणित सामग्री लाइ अभिलेख भनिन्छ । निश्चित प्रयोजनका लागि अधिकार प्राप्त अधिकारीद्वारा तयार पारी प्रमाण वा सूचनाको लागि सुरक्षित राखिएको महत्वपूर्ण दस्तावेजलाई अभिलेख भनिन्छ ।
कुनै व्यक्ति, संस्था वा संगठनले दैनिक कार्य सम्पादनका क्रममा सिर्जना भएका सूचना, तथ्यांक एवं प्रमाणहरुलाई भविश्यमा उपयोग गर्न सकिने गरी व्यवस्थित तथा क्रमबद्धरुपपमा राख्ने पद्धतिलाई अभिलेख व्यवस्थापन भनिन्छ ।
अभिलेख व्यवस्थापनको उद्देश्य
- प्रमाणको रुपमा प्रयोग गर्नु
- कर्मचारीलाई आवश्यक सूचना प्रदान गर्नु
- कार्यालयमा रहेका प्रमाण सूचना कागजात आदि लिखतहरुको व्यवस्थित एवं वैज्ञानिक ढंगले र सुरक्षित रुपले राख्ने ।
- कार्यालयमा प्राप्त भएका र पठाइएका कागजातहरुको विषयगत क्षेत्रगत दर्ता क्रमअनुसार वा कुनै संकेत चिन्हको प्रयोग गरी व्यवस्थित गरी राख्नु ।
- चाहिएको समयमा अभिलेख तुरुन्त प्राप्त गर्नु ।
- कार्यालयमा आएका नयाँ कर्मचारहिरुलाई पनि अभिलेख राखिएको विषय बुझ्न सजिलो हुने ।
- मिसिल, कागजात तथा कुनै पनि डकुमेन्टलाई किरा धमिरा ,चिसो आदिबाट जोगाउनु
- राम्रो अभिलेख व्यवस्थापन भएमा सेवा प्रवाह चुस्त, छरितो र प्रभावकारी बन्छ साथै कार्यलयको समेत शोभा तथा ख्याती बढ्छ ।
अभिलेख व्यवस्थथापनको आवश्यकता
- कुनै पनि संगठनलाई व्ययवस्थित, मर्यादित राख्दै कार्यालाई सरल, प्रभावकारी , मितव्ययी बनाउन
- महत्वपूर्ण दस्तावेजहरुको गोमनीयता कायम गर्न ।
- निर्णयमा हुन सक्ने चलखेललाई नियन्त्रण गर्न
- निरिक्षण, सुपरिवेक्षण, अनुगमन र मूल्यांकनमा प्रभावकारिता हासिल गर्नु ।
- भावी नीति योजना , कार्यक्रम, बजेट निर्माणको लागि सहयोग पुरयाउनु ।
- महत्वपूर्ण दस्तावेजलाई सुरक्षित राख्नु ।
- थोरै स्रोत साधनको लगानी बाट धेरै सूचना तथा तथ्यांकहरुको उचित भण्डारणको व्यवस्था गर्न ।
- संस्थागत स्मृतिलाई सबल बनाउन
- महत्व, उपयोगताका का आधारमा वर्गीकरण गरी अनावश्यक तथा म्याद पुगेका कागजातहरुलाई धुल्याउन ।
- कागजातको जिम्मेवारी सार्न, हस्तान्तरण गर्न, दायित्व सुम्पने कामका लागि
अभिलेख व्यवस्थापन चक्र
अभिलेख व्यव्स्थापन भित्र अभिलेख सिर्जना वा प्राप्ति देख यसको प्रयोग, भण्डारण , पुनप्रयोग र अन्त्यमा धुल्याउने सम्मका क्रियाकलापहरु पर्दछन । अभिलेखको यही जीवन चक्र लाई अभिलेख व्यवस्थापन चक्र भनिन्छ ।
नेपालको सार्वजनिक प्रशासनमा अभिलेख व्यवस्थापन सम्बन्धी समस्याहरु
- प्रशासनिक प्राथमिकतामा अभिलेख व्यवस्थापन पर्दैन ।
- अभिलेख पराम्परागत हिसाब ले राखिनु
- अभिलेख व्यवस्थापन सम्बन्धी उपयुक्त नीति नहुनु ।
- खोजेको बेला अभिलेख प्राप्त गर्न नसक्नु ।
- अव्यवस्थित अभिलेख का कारण कतिपय अड्डामा विचौलियको समेत प्रभाव देखिएको ।
- अभिलेख व्यवस्थापन शाखामा काम गर्ने कर्मचारीहरु उच्च मनोबल युक्त नहुनु ।
- बरबुझारथ प्रक्रिया औपचारिकता मात्र रहनु ।
- पुराना अभिलेख हरु किरा धमिराले खाई सडेको अवस्थामा हुनु, त्यसको उचित संरक्षण नहुनु ।
- नयाँ प्रविधि प्रयोग सम्बन्धमा दक्ष कर्मचारी नहुनु , अन्य साधन स्रोतको अभाव तथा इच्छा शक्ति समेत नदेखिनु ।
- कर्मचारीमा अझै पनि Change resist culture विद्यमान रहनु ।
उपयुक्त समस्या समाधान गर्नका लागि केही सुझाबहरु
- अभिलेख व्यवस्थापन सम्बन्धी उपयुक्त नीति तय गर्ने ।
- नयाँ प्रविधिमा आधारित अभिलेख प्रणालीको विकास गर्दै जाने , MIS को प्रयोग क्रमश सबै अड्डामा विस्तार गर्दै जाने ।
- स्रोेत साधनको उचित प्रबन्ध गर्ने,
- कर्मचारीहरुलाई पर्याप्त तालिमको व्यवस्था गर्ने
- पुरातात्विक तथा ऐतिहासिक अभिलेखहरुको ःष्अचयाष्mिष्लन वा म्ष्तष्शबतष्यल गर्ने
- कानून बमोजिम धुल्याउन समयावधी नाघेका अभिलेखहरु अनिवार्य धुल्याउनु पर्ने व्यवस्था गर्ने
- कर्मचारी कासमू सँग अभिलेख व्यवस्थापनलाई आवद्ध गर्ने
- सरुवा हुँदा बरबुझारथ गर्ने प्रक्रियालाई सार्थक बनाउने
- अभिलेख राखिने ठाउँको उचित व्यवस्थापन गर्ने, सुख्खा राख्ने, किटनासक औषधीको प्रयोग गर्ने आदि ।
No comments:
Post a Comment